Hinweise zum Datenschutz

Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für Bewerber

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten und Transparenz über deren Verarbeitung sind uns sehr wichtig. Deshalb informieren wir dich nachfolgend über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der DSGVO sowie etwaiger ergänzender oder strengerer nationaler datenschutzrechtlicher Bestimmungen des jeweils anwendbaren Rechts.

Aus der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ergeben sich für dich folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO bzw. DSG Art. 25)
• Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO bzw. DSG Art. 32)
• Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO bzw. DSG Art. 32)
• Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO bzw. DSG Art. 32)
• Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO bzw. DSG Art. 32)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO bzw. DSG Art. 28)

Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, kannst du eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Jasmin Muhmenthaler-Sturm Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, E-Mail: info@datenbeschuetzerin.de, Tel: +49 9921 22 88 9000

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Gesellschaften verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens teilweise in gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO, sofern sie gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

glueckkanja AG

Kaiserstraße 39, 63065 Offenbach am Main, Deutschland
Tel: +49 69 4005520, E-Mail: info@glueckkanja.com
Zuständige Datenschutzbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, vertreten durch Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

glueckkanja Austria GmbH

Ungargasse 37, 1030 Wien, Österreich
Tel: +43 676 4768313, E-Mail: siehe oben
Zuständige Datenschutzbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien

glueckkanja Iberica SL

Eloy Gonzalo 27, 28010 Madrid, Spanien
Tel: +34 680 225643, E-Mail: siehe oben
Zuständige Datenschutzbehörde: Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spanien

glueckkanja Switzerland AG

Bahnhofplatz 10B, 3011 Bern, Schweiz
Tel: +41 31 5611900, E-Mail: siehe oben
Zuständige Datenschutzbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, Datenschutzberater, Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz

glueckkanja Pacific Pty Ltd

Level 63, 25 Martin Place, Sydney, NSW 2000, Australia
Tel: +61 2 9284 9749, E-Mail: siehe oben
Zuständige Datenschutzbehörde: Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), GPO Box 5288, Sydney NSW 2001, Australia

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder du uns deine Einwilligung erteilt hast oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz deiner Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz deiner Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

Die Entscheidung über unsere Vertragsbeziehung beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung bzw. Profiling, d.h. es findet zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO statt. Sollte dieses Verfahren in Einzelfällen eingesetzt werden, werden wir dich hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

In der Regel erheben wir deine personenbezogenen Daten direkt bei dir. Sofern Daten ausnahmsweise aus anderen Quellen stammen, werden wir dich darüber gesondert informieren.

1. Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass du dich für uns interessierst und dich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewirbst oder beworben hast. Nachfolgend informieren wir dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

1.1 Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten dir die Möglichkeit, dich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch oder über ein Online-Bewerbungsformular). Im Folgenden informieren wir dich über Umfang, Zweck und Verwendung der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen deiner Bewerbung erheben. Wir versichern dir, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner Daten in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt und deine Daten streng vertraulich behandelt werden.

1.2 Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn du uns eine Bewerbung zukommen lässt, verarbeiten wir die damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen sowie Notizen aus Bewerbungsgesprächen), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 31 DSG sowie, sofern du eine Einwilligung erteilt hast, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gem. Art. 6 DSG ist hierfür keine Einwilligung notwendig). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen.

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 31 DSG. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Gestaltung und Organisation des Bewerbungsprozesses.

Deine personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung deiner Bewerbung beteiligt sind.

Sofern deine Bewerbung erfolgreich ist, werden die von dir eingereichten Daten zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

1.3 Aufbewahrungsdauer der Daten

Können wir dir kein Stellenangebot unterbreiten, lehnst du ein Stellenangebot ab oder ziehst du deine Bewerbung zurück, behalten wir uns vor, die von dir übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 31 DSG überwiegendes Interesse für bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und gegebenenfalls eingereichte Unterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung erfolgt insbesondere zu Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn du hierin eingewilligt hast oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

1.4 Aufnahme in den Bewerber-Pool

Sofern wir dir kein Stellenangebot machen können, besteht gegebenenfalls die Möglichkeit, dich in unseren Bewerberpool aufzunehmen. In diesem Fall werden die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten gespeichert, um dich bei passenden Stellenangeboten kontaktieren zu können.

Die Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gem. Art. 6 DSG ist hierfür keine Einwilligung notwendig). Die Erteilung dieser Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden deine Daten aus dem Bewerberpool gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Daten im Bewerberpool werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung gelöscht.

1.5 Mit welchen Auftragsdatenverarbeitern arbeiten wir im Zusammenhang mit deinen Daten zusammen?

Als Microsoft Partner nutzen wir Microsoft 365, basierend auf einem Tenant aus Europa (siehe auch https://www.glueckkanja.com/de/privacy). Für Bewerbungsprozesse nutzen wir primär einen spezialisierten Software-Anbieter: Personio (personio.com). Dieser stellt über seine Plattform eine datenschutzkonforme Software-as-a-Service (SaaS) Lösung für die Verwaltung von Personal- und Bewerbungsdaten zur Verfügung.

Bei einem Teil der Bewerbungsprozesse können Daten auch von den spezialisierten SaaS-Anbietern Assessio (für Eignungsdiagnostik und Assessments) und Deskpro (Ticketsystem für die Kommunikation mit externen Recruiting-Dienstleistern) gespeichert und verarbeitet werden. Wir stellen hier ebenso die Datensicherheit gem. der gesetzlichen Vorgaben sicher.

Deine Bewerberdaten werden nach Eingang deiner Bewerbung durch die Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden anschließend den für die jeweilige Position zuständigen Führungskräften sowie weiteren am Bewerbungsprozess beteiligten Personen zur Verfügung gestellt.

Innerhalb unseres Unternehmens haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf deine Daten, die diesen für die ordnungsgemäße Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.

1.6 Eingesetzte Dienste

• Personio: KI-Funktionen der Bewerbermanagement-Software. Anbieter ist die Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München.
• Microsoft 365 Copilot: Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
• Deskpro, Inc., 2021 E. 5th St, Suite 190, Austin, TX 78702, USA
• HR Diagnostics AG, Königstr. 20, 70173 Stuttgart, Deutschland

Mit allen Anbietern haben wir Verträge über Auftragsverarbeitung geschlossen.

Weitere Informationen zum Datenschutz der Anbieter findest du unter:

• Microsoft: https://www.microsoft.com/en/trust-center/privacy
• Personio: https://support.personio.de/hc/en-us/articles/360000975025-Overview-of-data-privacy-and-security-at-Personio
• Deskpro: https://deskpro.com/legal/privacy sowie https://deskpro.com/security
• Assessio: https://assessio.com/trust-center/personal-data-processor/

2. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Bewerbungsprozess

2.1 Wofür wir KI einsetzen

Wir nutzen KI-gestützte Funktionen als Arbeitshilfe für unser Recruiting-Team, und zwar ausschließlich für folgende Zwecke:

• Zusammenfassungen: Automatisierte Zusammenfassungen von Bewerbungsunterlagen und Gesprächsnotizen, um die Bearbeitung zu erleichtern.
• Analyse und Strukturierung von Bewerbungsunterlagen: Zur Unterstützung unseres Recruiting-Teams können KI-gestützte Funktionen Informationen aus Bewerbungsunterlagen analysieren und anhand der Anforderungen einer ausgeschriebenen Stelle strukturieren. Dabei werden insbesondere Angaben zu Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnissen und dem Standort ausgewertet und in einer übersichtlichen Form dargestellt sowie mit den Anforderungen der jeweiligen Position abgeglichen.
• Formulierungsvorschläge: Vorschläge für Texte, z. B. für Stellenanzeigen, Rückmeldungen oder Terminabstimmungen.
• Statistiken: statistische Auswertungen des Bewerbungsprozesses (z. B. Anzahl der Bewerbungen, Dauer der Prozessschritte). Wir werten dabei aggregierte Daten aus und ziehen keine Rückschlüsse auf einzelne Bewerberinnen und Bewerber.

2.2 Keine automatisierte Entscheidung

Alle Entscheidungen im Bewerbungsprozess treffen ausschließlich Menschen. Dazu gehören insbesondere Vorauswahl, Einladung, Absage und Einstellung.

Unsere Mitarbeitenden prüfen jedes KI-Ergebnis vor dessen Verwendung.

KI-gestützte Funktionen können Informationen aus Bewerbungsunterlagen analysieren und Hinweise zur Übereinstimmung mit den Anforderungen einer Position bereitstellen. Diese Informationen dienen ausschließlich als Unterstützung für die am Bewerbungsprozess beteiligten Personen. Eine automatische Auswahl, Ablehnung oder sonstige automatisierte Entscheidung über Bewerberinnen und Bewerber erfolgt nicht.

Die im Rahmen der Nutzung der KI-Systeme verarbeiteten Daten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet. Die Eingaben und Ausgaben dienen ausschließlich der Bereitstellung der jeweiligen Dienste und werden von den Anbietern nicht zur Entwicklung, zum Training oder zur Optimierung ihrer generativen KI-Modelle genutzt.

Die im KI-Modul verarbeiteten Daten werden entsprechend den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Bewerberdaten gelöscht.