Skypst Du noch oder teamst Du schon?
Unser Kollege Ralf Mania gibt einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen im Bereich Microsoft Teams.
Lange waren Communication & Collaboration für uns zwei getrennte Welten, und wir benutzten unterschiedliche Anwendungen für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern wie auch mit den Kollegen in internen Projekten. Für unsere gesamte Kommunikation basierend auf Chat, Audio- sowie Videoanrufen hatten wir über die Jahre Skype for Business lieben gelernt. Unsere Zusammenarbeit organisierten wir hingegen über E-Mail (Exchange), Team-Sites (Share Point) und unlängst auch über moderne Gruppen (Office 365 Groups) beispielsweise für die Terminplanung innerhalb eines Projektes. Diese Vielzahl an Anwendungen machte es mitunter schwierig, den Überblick zu behalten, zumal sie sich auch nicht immer reibungslos miteinander integrieren ließen.
Mit der Einführung von Microsoft Teams bekam das Ganze nicht nur ein neues Look & Feel, vielmehr wurde auf diesen etablierten Säulen eine neue Plattform gebaut, die unter einer Oberfläche alle Funktionen und Möglichkeiten aus den bewährten Services bereitstellte – Microsoft definierte diese neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit als Intelligent Communications.
Im August 2018 wurde von Microsoft bekanntgegeben, dass die Feature-Parität zu Skype for Business erreicht sei: Microsoft Teams is now a complete meeting and calling solution. Ein Schritt, der Skype for Business in den Schatten stellte und Teams nicht nur für die Kommunikation sondern auch für die Telefonie zum Tool der Wahl machte. Doch was zeigt uns die Realität, und wie sieht es bei uns und unseren Kunden aktuell tatsächlich aus? Dieser Artikel soll die aktuellen Entwicklungen rund um Teams beleuchten.
Bei Glück & Kanja haben wir den Schritt schon früh gewagt und Teams zu unserer führenden Anwendung für Communication & Collaboration gemacht. Alle unsere Benutzer wurden auf den sogenannten Teams Only-Mode geschaltet. Damit wurde Teams der führende Client für die gesamte Kommunikation inklusive der Festnetztelefonie. Eingehende Anrufe und Chatnachrichten werden somit direkt im Teams Client signalisiert. Meetings werden nun vollständig über den Teams Client und nicht mehr über Skype for Business abgehalten. Da Teams von Grund auf neu entwickelt wurde, basiert es auf einer komplett cloudbasierten Infrastruktur, welche eine webbasierte Unterstützung in allen Betriebssystemen ermöglicht und somit auch dem mobilen Einsatz nichts im Wege steht. Die Installation von einem Client oder einem Plug-In gehören damit der Vergangenheit an.
Trotz unserer großen Begeisterung für Technik und Innovation brauchte es seine Zeit, bis wir uns mit den Möglichkeiten von Teams vertraut gemacht hatten, und auch das eine oder andere Feature vermissten. Zum Beispiel fehlt uns immer noch die reibungslose Kommunikation mit anderen Unternehmen, da die Federation weiterhin über einen Skype Gateway in Office 365 gesteuert wird und somit Einschränkungen in der Interoperabilität zwischen Teams & Skype entstehen. Solange Skype for Business und Teams nebeneinander koexistieren, werden wir mit der einen oder anderen Hürde leben müssen. Microsoft ist sich dessen bewusst und hilft hier dem Benutzer an den entscheidenden Stellen. So erhält er z.B. einen Hinweis, wenn er mit Teilnehmern außerhalb der eigenen Organisation kommuniziert, dass nicht alle Features zur Verfügung stehen,
oder wenn ein Teilnehmer noch nicht auf Teams umgestellt hat.
Versucht ein Skype for Business Teilnehmer mit einem Teams-Only-Benutzer seinen Bildschirm zu teilen, wird hierfür eine Skype-Besprechung angeboten, welche über den bereitgestellten Link sofort gestartet werden kann. Hierfür kann auch problemlos der Skype Web Client verwendet werden, sodass der Desktop Client nicht mehr benötigt wird.
Als Konsequenz hat Microsoft kürzlich damit begonnen, den Skype for Business Desktop Client als Bestanteil von Office 365 ProPlus gegen den Teams Desktop Client auszutauschen.
Bis aber eine vollständige Teams zu Teams-Federation zur Verfügung steht, wird es wohl noch etwas dauern. Aber auch hier wird deutlich, dass über kurz oder lang die Probleme mit Edge-Servern, Zertifikaten oder DNS-SRV-Einträgen der Vergangenheit angehören.
Insgesamt wird schnell klar, dass nicht jeder Kunde direkt in einem Schritt den kompletten Schalter umlegen kann. Daher gibt es neben dem Teams Only-Mode auch noch weitere Modi, welche einen reibungslosen Übergang ermöglichen sollen. So hat man z.B. mit dem Teams Island-Mode die Möglichkeit, den Skype for Business und den Teams Client parallel zu betreiben. Das bedeutet in der Konsequenz aber auch, dass ein Benutzer beide Clients aktiv in Verwendung haben muss, denn eingehende Skype Nachrichten landen im Skype Client, genauso wie die Teams Nachrichten im Teams Client landen.
Zwei weitere Modi ermöglichen Teams als Collaboration Tool (Skype for Business with Teams collaboration) oder als Collaboration & Meeting Tool (Skype for Business with Teams collaboration and meetings) einzusetzen. Wenn Teams noch nicht verwendet werden soll, kann man in der Phase der Migrationsplanung und Vorbereitung auch den Modus Skype for Business Only konfigurieren, sodass in der Phase der Migration Teams kontrolliert und schrittweise eingeführt werden kann. Hier gilt es allerdings zu beachten, dass Chats und Anrufe jetzt wieder im Skype Client ankommen, aber der Teams Client trotzdem genutzt werden kann. Chat und Calling müssen separat durch Polices deaktiviert werden. Microsoft hat angekündigt, diese Policies demnächst automatisch beim Setzen der verschiedenen Skype for Business-Modi zu berücksichtigen.
Im Bereich Telefonie hat sich auch einiges getan. Mit dem Shared line Appearance (SLA)-Feature lassen sich klassische Chef-/Sekretärinnen-Szenarien umsetzen, Call Queues und Auto Attendant ermöglichen eine Anrufverteilung für Gruppen wie z.B. für einen Servicedesk. Mit Direct Routing können über zertifizierte Gateways bzw. Session Border Controllers vorhandene Anschlüsse direkt an das Telefonsystem von Teams angebunden werden und ermöglichen somit eine vollständige Integration von Teams in eine bestehende Telefonanlage, auch wenn Fax- und Analoggeräte noch nicht auf eine moderne Alternative migriert wurden.
Auch das Device Portfolio rund um Teams stellt sich deutlich runder da, als es in den Anfängen der Fall war. Die Skype for Business Room Systems wurden zu Teams Room Systems portiert (Introducing Microsoft Teams Rooms). Auf der ISE in Amsterdam im Februar diesen Jahres wurde die Bandbreite der neuen Geräte Generation vom Microsoft Teams live zur Schau gestellt. (Microsoft Teams Devices at ISE 2019). Eine Übersicht über alle Teams kompatiblen Geräte können über den Teams Marketplace abgefragt werden. Glück & Kanja wird im April auf der Teams und Skype User Groups erstmalig die neuen nativen Teams Phone Devices von Audiocodes & Yealink vorstellen und demonstrieren.
Es wird schnell deutlich, dass man sich eine gute Strategie für den Wechsel auf Teams überlegen muss, denn die Interaktion innerhalb der Übergangsphase erfordert eine gewisse Einarbeitung für den Endanwender, um sich in Microsoft Teams zurechtzufinden und auch entsprechend anzuwenden. Es ist somit entscheidend, dass hier nicht nur die Infrastruktur vorbereitet wird, die Clients ausgerollt und die Dokumentation bereitgestellt werden muss. Vielmehr bedarf es einem gezielten User Change Management, welches den Benutzer bei dieser Reise in die neue Welt der Zusammenarbeit an die Hand nimmt und ihm damit auch aufzeigt, welches Potential und welchen großer Mehrwert sich durch den Einsatz von Teams ergibt. Gefragt ist somit nicht nur die IT-Abteilung, sondern das Thema muss auch vom Management getrieben und von der Unternehmenskommunikation positioniert, sowie durch gezieltes Marketing in allen Bereichen des Unternehmens begleitet werden.
Teams zeigt deutlich den Wandel des Modern Workplace und schmiegt sich hier perfekt in den neuen Arbeitsplatz der Zukunft, geprägt von teamübergreifender Zusammenarbeit, ein. Egal ob interne Mitarbeiter, externe Kunden oder Gäste zu einem Team eingeladen werden, dank vielseitiger Möglichkeiten im LifeCycle und im Governance steht einer effektiven und sicheren Arbeitsweise nichts mehr im Wege und liefert somit auch eine Plattform, die nicht nur Young Professionals begeistert, sondern von den inzwischen fast fünf Generationen an Mitarbeitern im Unternehmen angenommen und akzeptiert wird.
Sprechen Sie uns an. Gerne unterstützen wir Sie bei dieser spannenden Reise und begleiten Sie mit einem ganzheitlichen Ansatz.